簡単みんなのスケジュール調整ツール「調整さん」を作った｜blog｜たたみラボ
調整さん リリースから10年以上も経つが、そもそもツールだけでは解決しないことが多々ある。 元々はメール文面で、日程調整をしていたのをビジュアル化したいというニーズから作ったものなので全ての課題を解決してくれるわけではない。
調整さん以前に時間調整ってどうするのかということを記したい。
例えば、会社の飲み会の調整。
二週間前後くらいあとの日程で
直近だと急すぎる。先すぎるともっとだいじな予定が入るかも知れない。なので、二週間前後くらいがちょうどいい。
自分の予定はまずはブロック
たまに見かけるのが、自分があとで日程候補に△とか書いちゃうケース。日程候補は自分が行ける日だけにしましょう。
会の重要性を伝える
行っても行かなくてもいいのか、必ず来て欲しいのかって重みは大事。既に予定が入っていてもそれを押しのけるべきかどうかも受けての判断ポイントになる。
調整さんで日程候補を出す前にキーマンの予定をブロック
ありがちなミスが、キーマンが調整さんに最後に予定をいれて、全滅というケース。まずは偉い人の予定を先に確保する。その確保された選択肢を、調整さんに候補として登録する。そして招待する際に「○○さんのブロック済みの候補です」とアナウンスしておけば、下々のものは「ならそっちに寄せるか」と判断しやすい。
日程候補を多くしすぎない
二週間くらいのレンジで飲み会日程候補がやってきたとしても、全てに◯とは書きづらい。「現時点での空き」を伝えるのではなく「日程調整が終わるまでのブロック」を差し出すことになる。二週間全部空いていたとしても、ユーザは「ブロックを差し出す数件」のみ◯にしちゃうので、結果的に日程が合わない。
選択肢は「できるだけブロックして欲しい数件（常識的には最大5件程度）」を提示するのがいい。
入力をお願いする
全員が入力されない場合もある。優先度が低い人は「ではこの日程に決まったのでできれば参加してください」と伝えるし、優先度が高い人（そして往々にして忙しい人）に対しては、直接会ってでも入力を促す。もしくは会ってその場で彼のスケジュールをブロックしながら候補を埋める。会えない人には電話をする。一対一のコミュニケーションでお願いする。
まとめ：時間調整は結構な意思決定を促している
調整さんというお手軽ツールを作っていながらもやっぱり幹事は気を使うべきだとは思ってる。偉い人も偉くない人も時間は平等に24時間。その時間を何らかの予定のブロックとして「差し出す」のは結構な投資／消費の意思決定をしている。その二時間で仕事をする以上のものが得られるのか、その二時間で一本の映画を見る以上の楽しみがあるのか。「どうか私に貴方の二時間を下さい。後悔はさせません」という気合でコミュニケーションをとるべき。
