会議の資料は紙を排除して、PCでみれるようにしましょう
その会議室にいる人のPCに「資料を送りつける」方法ありましたっけ？
会議室の中には、自社メンバーも取引先もいます。
「その資料を見ていい人」は「その会議室の中にいる人」です。
入退館のチェックで会議室の物理的アクセスを制御したので、会議室の中にいる人は情報にアクセスしてもいい人です。
ただし、「その会議室の中にいる人」にファイルを送りつける方法がない。むかしはNETBIOSで同一LANにブロードキャストする仕組みがあったけど今はそんなプロトコル使われてない。
さらに難しいのが端末の問題。
全員ノートPC持ってましたっけ？本当にデスクトップマシンなんてもう誰も使ってないんでしたっけ？本当にPCで事務作業する人ってデスクトップで作業してないですか？プライベートのPCでデスクトップ使ってる人っていないんでしたっけ？だったらオンライゲームがGPU必須なの辻褄が合わなくないですか？NVIDEA積んでるノートPCってほとんどみないんですけど。デスクトップマシンとノートPCを併用するのが一般的なITリテラシーなんでしたっけ？
ということを踏まえると、全員がノートPC持ってますよねというのも成り立たない。
じゃぁってことでスマホです。そうなるともはや画面サイズが違いすぎて、PC向けの文書を配布するということは不可能になる。 「めちゃくちゃでかいフォントのPDF」か「プレーンテキスト」ってことになる。
一旦「その会議室の中にいる人達のスマホに送りつけましょう」ということにします。
じゃぁ「この部屋にいる人に資料を送る」ができるかどうか。
iPhoneならAirDrop、Androidならニアバイシェアがあるけど、互いに互換性がない。
全員が同じWiFiに接続すれば同一セグメントに入る。そうすれば、LANの中にWebサーバーをたてて、 「http://192.168.0.10 にアクセスしてくださいね」 といってアクセスしてもらうこともできる。
ただ誰かがWebサーバをたてないといけない。スマホアプリにもミニWebサーバーを立てるツールはあるが、こんなのやったことある人は1%もいないだろう。LANの縛りはそろそろ厳しい。これは一旦諦めよう。
じゃぁ腹をきめてクラウドサービスを利用しよう。
実は社内でも使ってるのはこの方法。
- GoogleDriveにドキュメントを置く
- 共有リンクを作成する
- 共有リンクをQRコードに変換する
- スマホでQRコードを読み取る
- ユーザーはブラウザもしくはGoogleDriveのアプリでドキュメントを読む
これでだいたいいけちゃう。
共有リンクを作るときには、「同じ社内の人」「Googleアカウント単位で個別に許可」「共有リンクを知る人なら誰でも」と範囲をいろいろ設定できる。
GoogleDriveはスライドで文字を大きくかけばいい。
ただし、これまでA3横置きで示してた巨大な表やスケジュールはスマホでは表示できない。これはPCになったところで厳しい。ペーパーレスになったら一覧性は減る。PCのUIでは絶対に追いつかない。その代わり、検索ができたり、重い資料を持ち歩かなくても済むようになる。機能の追加削除はあるけど包含はしない。
またGoogleDriveを使ってる時点で、Googleのアカウントを持ってることが前提。 これもまたGoogleに個人情報をたんまりと預けることの強制になる。
クラウドサービスを使わせるということは、参加メンバーに対して
- クラウドサービスに金を払わせる
- クラウドサービスに個人情報を預けさせる
の二択を迫ることになる。
クラウドサービスなんて使うのが常識でしょ？ってそれは本当？
